社内情報をどこまでAIに渡していいか

AI活用で最後まで残る不安が、**「社内の情報をどこまで入力していいのか」**という問題です。ここが決まらないと、慎重な社員は使わず、意識の高くない社員は何でも入力するという、社内で最も危険な状態が生まれます。この記事では、情報を分ける考え方と、社内ルールをまとめるまでの進め方を整理します。

現場で起きていること

情報の扱いを決めていない会社では、次のことが同時に起きています。

• ある社員は顧客名も金額もそのまま貼り付けて質問している
• 別の社員は「何を入れていいか分からない」ので、そもそも使っていない
• 情報システム担当は不安なので、全社的に禁止にしようとしている
• 経営層は「使え」と言っているが、何を渡してよいかの基準は示していない

この状態の問題は、リスクの大きさではなく、判断が個人任せになっている点にあります。同じ会社の中で、扱いが人によって正反対になっているためです。

なぜ「全面禁止」も「自由に使う」も間違いなのか

全面禁止にすると、業務に一切効きません。 AIが力を発揮するのは、材料を渡したときだからです。何も渡せないなら、一般論しか返ってきません。実際には禁止した会社ほど、個人のスマートフォンで無許可に使われる状態になり、会社が把握できないぶん危険が増します。

一方で自由に使うと、情報が戻せません。 一度外部のサービスに送信した情報は、取り消すことができません。取引先との守秘義務契約に触れる場合、問題になるのは「漏れたかどうか」ではなく**「渡したかどうか」**です。

現実的な答えは、その中間にあります。情報を一律に扱うのをやめ、性質ごとに分けて、渡し方を変えることです。ここを設計すれば、危険な情報を渡さないまま、AIに十分な材料を渡せます。

判断は、3つの工程で組み立てる

① 情報を3階層に分ける

最初にやるのは、社内で扱う情報を3つの層に仕分けることです。

• そのまま渡してよい層 — 公開済みの情報や、社外に出ても実害のない一般的な内容
• 加工すれば渡せる層 — 業務上どうしても必要だが、特定できる部分を含む内容
• 渡してはいけない層 — 契約上の制約があるもの、個人を特定できるもの、外部に出た時点で被害が発生するもの

重要なのは、この仕分けを「情報の種類ごと」に事前に決めておくことです。使うたびに個人が判断する形にすると、必ずぶれます。実務では、自社が日常的に扱う情報を書き出し、それぞれがどの層に入るかを一度だけ決める作業になります。判定に迷いやすい情報は業種ごとにほぼ決まっているので、そこを押さえれば作業自体は長くかかりません。

② 伏せる／ダミー化する／構造だけ渡す

真ん中の層、つまり**「加工すれば渡せる」情報の扱い方**が、実務上いちばん効きます。方法は3つです。

• 伏せる — 特定につながる部分を取り除き、残りを渡す方法
• ダミー化する — 特定につながる部分を、別の値に置き換えて渡す方法
• 構造だけ渡す — 中身の値を渡さず、項目の並びや処理の流れだけを渡す方法

この3つは、得たい結果によって使い分けます。 文章を整えたいのか、判断の考え方を相談したいのか、処理の手順を作りたいのかで、必要な材料の量が変わるためです。

多くの現場で見落とされているのは、3つ目の「構造だけ渡す」の使い勝手です。実際の数字や名前を一切渡さなくても、項目の並びと処理の流れさえ渡せば、実務で使える答えが返ってくる場面はかなりあります。 ここを知っているかどうかで、渡さずに済む情報の量が大きく変わります。

③ 社内ルール1枚の作り方

最後に、①と②をA4で1枚のルールに落とします。 分厚い規程を作ると誰も読まないため、1枚に収まる分量で作ることが条件です。

含める要素は、扱う情報の分類、加工の方法、そして例外が出たときに誰に聞くかという判断の窓口です。**「迷ったら止まる」ではなく「迷ったらここに聞く」**という形にしておかないと、慎重な社員が使わなくなります。

このルールは、作って終わりではありません。新しい業務でAIを使い始めるたびに、追記する前提で運用します。

どこがAIの仕事で、どこからが人の仕事か

情報を分ける目的は、守ることそのものではありません。渡してよい範囲を確定させることで、人が本来の判断に集中できる状態を作ることです。業種に降ろすと次のようになります。

• 会計事務所の月次処理：勘定科目の仕訳候補を出す、記帳の誤りを洗い出すといった工程は、金額と科目の組み合わせという形でAI側に渡せます。顧問先の名称や個別の取引先名は渡さずに済みます。 そのうえで、経営者にどう説明し、どの節税判断を勧めるかは人側に残ります。
• 医療機器の販売代理店：製品の仕様書から比較資料を組み立てるのはAI側です。どの病院がどの機器を検討しているかという情報は渡してはいけない層に入ります。現場の医師の要望を聞き取り、機種を絞り込むのは人側の仕事です。
• 人材派遣会社の求人票作成：職種の説明文や必要スキルの整理はAI側です。登録者の氏名・経歴といった個人情報は加工したうえでのみ扱います。 就業先の職場環境を見て、この人に合うかを判断するのは人側です。
• 設計事務所の仕様検討：法令や標準仕様の整理はAI側です。施主から預かった要望書や図面は、構造だけを渡す形にとどめます。 その土地でどう建てるかを決めるのは人側です。

いずれも、渡す情報を絞ったことでAIが使えなくなるのではなく、絞ったからこそ安心して日常的に使える状態になっています。これが目的です。

自社のルールをどう作るか

情報の分類も、加工の方法も、業種と扱う情報によって具体的な中身が変わります。そのため、実際にどう作るかは、手を動かしながら見ていただくのが最も早いと考えています。

Guidaでは、社内ルールを1枚にまとめるまでの流れを実演するウェビナーを開催しています。 情報の仕分けから加工方法の選び方、ルール1枚に落とし込むところまでを、実際の業務を題材に進めます。自社の情報をその場で当てはめながらご参加いただけます。

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