業務を工程に割る（最重要）

AI活用でつまずいている会社の相談を伺うと、原因はほとんど一つに行き着きます。業務を「かたまり」のまま扱っていることです。「請求業務にAIを使えないか」「営業をAIで効率化したい」——この単位で考えている限り、答えは出ません。この記事では、なぜ工程に割ることが最も重要なのか、そしてどういう順序で割るのかを整理します。

現場で起きていること

業務をかたまりのまま扱っていると、次の状態になります。

• 「この業務、AIで自動化できますか」と聞かれても、できるともできないとも答えられない
• 試してみたが、一部はうまくいったのに全体としては時間が減っていない
• 「結局、人がチェックするなら意味がない」という結論になった
• 効率化の対象を選ぶ会議で、声の大きい人の意見で決まっている
• ツールを検討しても、どの機能が必要なのか自社で判断できない

いずれも、判断できる大きさまで業務が切られていないことから来ています。

なぜ「業務単位」で考えると答えが出ないのか

一つの業務の中には、AIが得意な作業と苦手な作業が必ず混ざっているからです。

たとえば「請求業務」は、実際には次のような作業の連なりです。案件情報を集める、単価を確認する、金額を計算する、請求書の形に整える、内容を確認する、送付する、入金を消し込む。この中には、AIに任せられる工程と、絶対に任せてはいけない工程の両方があります。

この状態のまま「請求業務は自動化できるか」と問うと、答えは必ず「一部はできるが一部はできない」になります。そして、その答えからは何も動き出しません。

さらに厄介なのは、時間がどこで消えているかが見えないことです。多くの現場では、業務全体の所要時間のうち大半が、実はごく一部の工程に集中しています。全体を平均して眺めている限り、この偏りは見えません。 工程に割って初めて、「ここに時間が集まっている」という一点が浮かび上がります。

つまり工程に割る作業は、効率化の準備ではありません。それ自体が、どこに手を打つかを決める作業です。

分解は、3つの工程で進める

① 1業務を5〜8工程に分解する

まず、対象の業務を5〜8個の工程に切ります。 この粒度には理由があります。

3つ以下だと粗すぎて、AIが得意な部分と苦手な部分が同じ工程に同居してしまいます。 一方で15個以上に細かく割ると、今度は工程どうしの関係が見えなくなり、全体としてどこが詰まっているか分からなくなります。 5〜8個は、両方を避けられる範囲です。

切る際の基準は、担当者が変わる箇所、使う道具が変わる箇所、そして作業が一度止まる箇所です。「誰が」「何を使って」「どこで待ちが発生するか」で区切ると、自然にこの個数に収まります。

② 各工程に○△×を振る

次に、切った工程それぞれに3段階の評価をつけます。

• ○ — そのままAIに任せられる工程
• △ — 条件を整えれば任せられる工程
• × — 人が担い続けるべき工程

ここで大事なのは、△をどう扱うかです。○と×は比較的迷いません。判断が分かれるのは常に△で、**そして効率化の余地が最も大きく眠っているのも△**です。△を「できない側」に丸めてしまうと、打ち手はほとんど残りません。逆に「できる側」に丸めると、実装後に必ず戻ります。

△をどの条件で○に動かせるかを見極めることが、この工程の本題です。条件は業務によって異なり、材料の渡し方であったり、判断基準を先に決めることであったりします。

③ ×工程が連続する箇所を特定する

最後に、×が2つ以上並んでいる箇所を探します。 ここが、この分解作業のいちばんの目的です。

○と×が交互に並んでいる業務は、実は効率化の効果が出にくい構造をしています。AIが処理するたびに人が受け取り、また渡すという受け渡しが発生し、その切り替えに時間を取られるからです。工程単位では速くなっても、業務全体としては思ったほど短くなりません。

一方で、×が連続している箇所は、人の時間が最も濃く集まっている場所です。ここは自動化の対象ではありません。むしろ逆で、ここに人の時間を寄せるために、その前後の○工程を先に手当てする——という順序が見えてきます。

どこを自動化するかではなく、どこに人を集中させるかから逆算する。 これが、工程に割ることで初めて可能になる考え方です。

どこがAIの仕事で、どこからが人の仕事か

工程に割ると、境界線は自動的に浮かび上がります。「人が、人にしかできないことに集中している状態」が、抽象論ではなく図として見えるようになります。

• 税理士事務所の月次決算：資料の受領確認、証憑の仕分け、仕訳候補の生成、記帳、試算表の確認、顧問先への説明、次月の助言、という並びになります。後半3つに×が連続します。つまりこの業務では、前半の仕訳と記帳を手当てして、経営者との対話に時間を寄せるのが正解です。
• 工務店の見積作成：図面の受領、仕様の読み取り、数量拾い、単価の当てはめ、現場条件の織り込み、施主への説明と調整、という並びです。現場を見て条件を織り込む工程と、施主と詰める工程に×が連続します。数量拾いに費やしていた時間を、そこへ移します。
• 人材紹介会社の候補者対応：求人票の整理、経歴書の読み込み、要件との突き合わせ、面談での見極め、企業への推薦理由の組み立て、という並びです。後半の見極めと推薦に×が連続します。
• 介護事業所のケアプラン作成：アセスメント記録の整理、過去プランの参照、原案の作成、利用者・家族との擦り合わせ、サービス担当者会議での調整、という並びです。記録作成に消えていた時間を、利用者と向き合う時間に戻すのが目的になります。

いずれも共通しているのは、×が連続する箇所こそが、その仕事の本体だという点です。工程に割らずにいると、この本体に使える時間が、前工程の作業に食われ続けます。

自社の業務をどう分解するか

分解の粒度も、△の見極めも、実際にやってみると判断に迷う場面が出てきます。特に**△をどの条件で○に動かせるか**は、業務の中身を見ながらでないと決められません。

Guidaでは、自社の業務をその場で分解していただくウェビナーを開催しています。 対象業務の選び方から、工程の切り方、○△×の判定、×が連続する箇所の読み取りまでを、参加者ご自身の業務を題材に進めます。持ち帰って社内で使える形になるところまでを扱います。

詳しい内容と日程は、ウェビナーのご案内をご覧ください。この分解ができていれば、ツール選定も、社内ルールづくりも、その後の判断はすべて速くなります。